การปิดงบบริษัท หรือปิดงบการเงิน คือ หน้าที่ทางบัญชีสำหรับนิติบุคคล ทั้งที่จดทะเบียนในรูปของบริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจำกัด เพื่อยื่นรายงานที่เกี่ยวกับสถานะทางการเงินให้แก่กรมสรรพากร รวมไปถึงกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามที่กฎหมายกำหนด วันนี้เราจึงขอรวบรวมเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับการปิดงบการเงินมาฝากผู้ประกอบการทุกคน เพื่อให้ได้ทราบถึงหน้าที่และรายละเอียดรายงานที่ต้องยื่นตามกำหนดว่ามีอะไรบ้าง และเราไม่ทำได้หรือเปล่า ไปดูข้อมูลที่เรานำมาฝากไปพร้อมกันเลย
เริ่มต้นทำความเข้าใจ ปิดงบการเงินคืออะไร และมีกำหนดยื่นรายงานอย่างไร
เมื่อคุณประกอบธุรกิจและจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล คุณจะต้องเริ่มต้นทำงบการเงินก่อนที่จะมีการปิดงบการเงิน โดยงบการเงิน จะหมายถึงรายงานที่แสดงสถานะทางการเงินที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจ ซึ่งการจัดทำงบการเงินนี้ ไม่ใช่เพียงหน้าที่ทางกฎหมายที่ต้องยื่นรายงานต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น แต่ยังใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจให้มีความเจริญก้าวหน้าได้ด้วย เพราะผู้ประกอบการจะได้เห็นถึงสถานะที่แท้จริงทางการเงินของบริษัทว่า มีทิศทางเป็นอย่างไร ควรพัฒนาแก้ไขในจุดบกพร่องใด หรือควรเพิ่มเติมให้ดียิ่งขึ้นไปอีก
โดยงบการเงินนั้นจะประกอบไปด้วยงบกำไรขาดทุน, งบดุล, งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนผู้ถือหุ้น หลังจากบริษัทจัดทำงบการเงินแล้ว เมื่อสิ้นรอบบัญชีก็ต้องมีการทำ “ปิดงบการเงิน” เพื่อเตรียมยื่นให้แก่กรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งการปิดงบการเงิน กฎหมายจะกำหนดให้ทำปีละ 1 ครั้ง
มาถึงคำถามสำคัญที่ผู้ประกอบการจะต้องทราบ และนักบัญชีที่ทำหน้าที่ยื่นรายงานต้องรู้ว่า สิ้นรอบบัญชีคืออะไร เพื่อการยื่นรายงานปิดงบการเงินที่ถูกต้อง โดยหลักจำง่าย ๆ คือ กฎหมายกำหนดให้ปิดงบปีละ 1 ครั้ง ดังนั้นจึงนับตั้งแต่วันแรกที่เริ่มต้นเปิดงบการเงินไปอีก 12 เดือน จนครบรอบบัญชี และการปิดงบการเงินจะปิดเดือนไหนก็ได้ “แต่ห้ามปิดเกิน 12 เดือน” นับจากวันที่เริ่มเปิดงบ และมีเงื่อนไขเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยว่า “เดือนที่ปิดงบการเงินจะต้องตรงกันทุกปี” เช่น ปีนี้ปิดงบเดือนพฤษภาคม ปีหน้าก็ต้องปิดงบเดือนพฤษภาคมเช่นกัน และเมื่อปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้ว จะมีเวลายื่นรายงานให้แก่กรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 150 วัน โดยนับจากวันสิ้นรอบบัญชี
หากไม่ยื่นรายงานปิดงบการเงินจะมีบทลงหรือไม่
แน่นอนว่าหากคุณไม่ยื่นรายงานปิดงบการเงินจะมีบทลงโทษตามกฎหมาย และจะได้รับโทษจากทั้ง 2 หน่วยงาน คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรดังนี้
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- หากยื่นรายงานล่าช้าไม่เกิน 2 เดือน จะมีโทษปรับทั้งผู้จัดทำบัญชี และกรรมการผู้จัดการ หรือหุ้นส่วนผู้จัดการ ในอัตราไม่เกิน 2,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้จัดทำบัญชี
- หากยื่นรายงานล่าช้าเกิน 2 เดือน แต่ไม่เกิน 4 เดือน จะมีโทษปรับทั้งผู้จัดทำบัญชี และกรรมการผู้จัดการ หรือหุ้นส่วนผู้จัดการ ในอัตราไม่เกิน 8,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้จัดทำบัญชี
- หากยื่นรายงานล่าช้าเกิน 4 เดือนขึ้นไป หรือไม่ยื่นรายงานเลย จะมีโทษปรับผู้จัดทำบัญชี และกรรมการผู้จัดการ หรือหุ้นส่วนผู้จัดการ ในอัตราไม่เกิน 12,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้จัดทำบัญชี
กรมสรรพากร
- หากยื่นรายงานล่าช้าไม่เกิน 7 วัน จะมีโทษปรับ 1,000 บาท
- หากยื่นรายงานล่าช้าเกิน 7 วัน จะมีโทษปรับ 2,000 บาท
- หากไม่ยื่นรายงานเลย จะมีโทษปรับอาญา 2,000 บาท
- หากมีภาษีที่ต้องชำระ จะเพิ่มค่าปรับอัตรา 15% ต่อเดือน โดยเศษของเดือนจะปัดขึ้นเป็น 1 เดือน
ดังที่ได้กล่าวไปว่า การยื่นรายงานปิดงบการเงิน คือ หน้าที่ทางบัญชีของนิติบุคคลทุกบริษัท ที่เมื่อเริ่มดำเนินธุรกิจแล้ว จะต้องทำงบการเงิน และต้องปิดงบการเงินเมื่อสิ้นรอบบัญชี หรือนับเป็น 12 เดือน จากนั้นผู้ประกอบการยังมีเวลาในการยื่นรายงานอีก 150 วัน แต่ถ้าหากล่วงเลยจากนั้นไปจะมีโทษปรับตามอัตราที่กฎหมายกำหนด